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Comment organiser une réunion d’anciens élèves en visioconférence ?

On s’était dit rendez-vous dans 10 ans ? Dans 20 ans ? Comment retrouver vos anciens camarades de classe ? Comment organiser la réunion d’anciens élèves ?

Dans les films américains, ils ont tous le yearbook, c’est facile, il y a les noms de tout le monde.

Pour nous en France, certains ont des trombinoscopes, d’autres des annuaires d’anciens élèves, et les plus jeunes d’entre vous ont probablement des groupes Facebook ou Whatsapp pour contacter leurs camardes de promo.

Voici les 5 conseils principaux que je peux partager avec vous après avoir organisé la réunion à distance des anciens élèves de ma prépa.

1/ Une réunion d’anciens élèves, ça se planifie bien à l’avance !

Pas à la dernière minute comme je l’ai fait. Je m’y suis pris deux semaines avant : c’est beaucoup trop tard pour prévenir tout le monde.

Déjà, il faut réunir la liste de tous les anciens étudiants.

Nous, ça allait à peu près, on a commencé l’année 2001 à 51 ou 52 élèves, et on l’a terminée à 35.

On a perdu un tiers de l’effectif en cours de route, c’est le jeu. (Un peu comme à la Légion étrangère ou chez les Seals, il y a des départs chaque semaine.)

Heureusement, j’ai pu retrouver la plupart de mes camarades grâce à la photo de classe (j’avais dans mes cartons la photo de classe de 1A et de 2A).

Première étape pour les vieilles générations non-connectées en ligne : retrouver tout le monde, sur Facebook ou sur Linkedin principalement.

Nous sommes désormais tous devenus des professionnels, et la plupart de mes camarades d’il y a 20 ans sont sur Linkedin.

J’ai donc d’abord contacté le plus de monde possible sur Facebook, avant de proposer le projet à ceux qui étaient sur Linkedin.

2/ Réunir tous les contacts dans un tableau.

J’adore les fichiers Excel, je vous recommande donc de créer un annuaire avec les infos essentielles :
Nom, prénom, mail, réseaux sociaux préférés.

Si vous voulez revoir vos anciens camarades dans un but business, vous pouvez aussi insérer leur poste actuel, ça donnera des sujets de conversation faciles.

3/ Des discours ? Des animations ? Un ordre de parole ?

Lors d’une réunion d’anciens élèves en présentiel, en personne, on imagine assez facilement les groupes se former.

On est plus libre de bouger d’un groupe à l’autre et de papillonner pour revoir tout le monde, et de choisir à qui on parle en fonction des affinités.

Lors de retrouvailles de vos camarades de promo en ligne, vous pouvez organiser en amont :

  • Des sondages (avec des questions anonymes ou pas : qui vit où ? avez-vous des enfants ? êtes-vous heureux d’avoir fait ces études, ou est-ce que vous changeriez quelque chose ?)
  • Des surprises ? Peut-être faire intervenir d’anciens professeurs, un proviseur, le directeur de votre école ?
  • Des partages d’écran pour projeter des montages photos ?

4/ Quand organiser vos retrouvailles de promo ?

5 ans, c’est peut-être un peu tôt. 10 ans, c’est une chanson de Patrick Bruel (et ça commence à devenir intéressant. En 10 ans, les gens changent.)

Nous avons raté l’échéance des 10 ans, alors nous avons patiemment attendu les 20 ans de notre entrée en prépa. (Et puis 20 ans après, c’est un beau titre de roman, non ? :))

Organiser la réunion d’anciens élèves le week-end peut être une bonne idée pour tous ceux qui ont des enfants.

De notre côté, nous avons opté pour le lundi soir, 20 ans jour pour jour après notre entrée en prépa. 21 heures, quand les plus jeunes enfants sont déjà couchés en province.

5/ Mon retour d’expérience sur ces retrouvailles en ligne ?

J’aurais évidemment préféré qu’on puisse se voir en vrai autour d’un verre.

J’ai toujours aimé rassembler mes amis, et au fil des ans, j’ai gardé contact avec ceux dont j’étais le plus proche en prépa.

Google Meet était une bonne solution technique pour discuter avec 100 personnes maximum, avec un affichage en mosaïque qui permettait de voir 16 ou 30-35 personnes : largement suffisant pour voir les têtes et les réactions de vos anciens camarades.

Au final, ces retrouvailles se sont passées de manière naturelle, sans ordre du jour, chacun prenant la parole de manière assez fluide.

Après avoir évoqué les souvenirs, les déménagements des uns et des autres, les expériences en école de commerce, la soirée s’est terminée par un tour de table : « Bon et maintenant, vous en êtes où, vous faites quoi ? »

Nous nous sommes tous quittés avec le sourire, et c’était l’objectif de cette chouette soirée.

Quelques idées, quelques questions pour animer la conversation au cas où :

  • Vos meilleurs souvenirs de cette époque ?
  • Vos pires souvenirs de prépa
  • (Avez-vous des souvenirs de cette époque ?)
  • Vos matières préférées ? Votre prof préféré ?
  • Votre livre, votre concept préféré ?
  • Avez-vous appris quelque chose qui vous a vraiment servi depuis ?
  • Est-ce que vous le referiez ?
  • Enverriez-vous vos enfants en prépa ?
  • Vos oraux se sont-ils bien passés ? Votre école ? Vos stages ?
  • Et maintenant, tout va bien, vous êtes heureux, vous faites quoi ?
  • Une chanson qui vous évoque la prépa ?
  • Un film qui marque cette époque pour vous ?

Merci à tous mes amis et anciens camarades,
et bonne chance pour l’organisation de votre réunion, lecteurs et lectrices !

Sélim, Prépa HEC, Montaigne, Bordeaux, 2001-2003

Published by Sélim Niederhoffer

J'écris des livres, des mails de vente, des pages de vente, des campagnes de pub aussi : je suis Sélim Niederhoffer, copywriter et coach en copywriting. Si vous me cherchez, je suis probablement en train de lire devant la cheminée avec des bretzels. J'écris beaucoup en ligne, pour forbes.fr, glassdoor.fr, les-mots-magiques.com, et j'ai aussi été publié en papier chez Technikart et Playboy. Hobbies : faire du paddle, courir, et mettre du parfum même quand je suis tout seul chez moi. Mon dernier livre, Le Guide du Copywriting, est paru aux Editions Eyrolles.

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